Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un système de gestion de projet ?
La plupart des projets ont bien identifié toutes leurs ressources, leur calendrier, leur budget et leurs objectifs, mais ne sont pour autant toujours bien organisés. Les personnes habituées à travailler dans des environnements désorganisés pensent peut-être que tout se passera bien, mais ce qui apparaît comme un système viable pour une personne peut être source de confusion pour une autre.
C'est là qu'un système de gestion de projet peut être utile. Elle vous permet non seulement d'atteindre l’objectif de votre projet, mais également de le réaliser dans les délais, le budget et le périmètre définis. Elle vous indique par quoi commencer, ce qui se passe ensuite et comment terminer. C'est comme utiliser un modèle. Tout ce que vous devez savoir est disponible pour s’y référer. Il vous suffit de l'appliquer à votre propre projet.
Cela vous aidera à voir si votre façon de faire les choses est efficace. Cela vous aidera à trouver des alternatives, si quelque chose se passe mal. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie pour atteindre votre objectif final. Pour résumer, la gestion de projet ne fait pas les choses à votre place, mais elle vous apprend à les faire, d'une manière plus facile et plus intelligente que ce que vous auriez fait sans elle. Voyons maintenant ce qu'est la gestion de projet et les étapes impliquées.
Quels sont les processus impliqués dans la gestion de projet ?
Chaque projet passe par environ cinq étapes au fur et à mesure de sa progression, appelées groupes de processus ou processus de gestion de projet. Ces groupes de processus sont appliqués à chaque étape du cycle de vie d'un projet. Les étapes de gestion de projet sont les suivantes :
1 Initiation
C'est ici que vous créez un cadre général avant de rédiger votre « histoire ». Voici une question importante à laquelle il faut répondre : « Quel est le périmètre du projet ? » Il est important d'être clair sur vos objectifs pendant cette phase. Si vous construisez un bureau, vous devez disposer d'un environnement de travail permettant à 10 personnes de travailler confortablement. Cependant, au fur et à mesure que le projet avance, vous continuez à ajouter des pièces supplémentaires à l’improviste. Le résultat final risque d’être un vrai bazar qui dépasse votre budget plutôt qu’un bureau fonctionnel.
2 Planification
Au cours de la planification, vous allez détailler le projet. Élaborez des plans structurés pour gérer les ressources, les coûts, les délais, les risques et la communication. Si vous décidez que la messagerie instantanée fonctionne bien pour vous, décidez qui sera en contact avec qui, à quelle fréquence, par quel canal, et à quel sujet. Bien qu'elle puisse sembler laborieuse, une planification appropriée rend votre travail beaucoup plus facile.
3 Exécution
C'est ici que tous vos plans soigneusement conçus sont mis en œuvre. Pendant l'exécution, il est important de penser à la gestion du relationnel, à la fois au sein de l'équipe de projet et avec les clients. Une bonne coordination et une bonne communication entre les équipes vous permettront de faire votre travail à temps et sans accroc.
4 Suivi et contrôle
Cette étape s'exécute parallèlement à l'étape d'exécution. Il peut être plus approprié de la confier à un groupe de contrôle plutôt qu'à un groupe de processus. Les demandes de changement proviennent de toutes les directions, de votre client ou des parties prenantes. D'une part, vous ne voulez pas trop faire dévier le projet de son plan initial, mais d'autre part, vous ne voulez pas mécontenter un acteur important. Trouver le bon équilibre et garder le contrôle est l’objet de cette étape.
5 Clôture
Point culminant de toutes les étapes de la gestion de projet. Cette phase consiste à régler les derniers détails et à terminer le projet. Vous allez passer en revue toutes les étapes et vous assurer que tout a été fait pour livrer le produit final au client. Enfin, vous réaliserez une évaluation après l'achèvement pour analyser ce qui a été fait et ce qui aurait pu être amélioré.
Principales caractéristiques du système de gestion de projet
Chaque système de gestion de projet devrait posséder certaines caractéristiques principales afin de gérer efficacement les projets. En voici certaines :
- Planification : Planifiez et suivez vos éléments de travail
- Suivi de la progression : Vérifiez les écarts de planning et identifiez les goulots d'étranglement
- Gestion du budget : Gérez le budget du projet et prévoyez les coûts en fonction de la progression en temps réel
- Automatisation des tâches : Automatisez les tâches pour gérer les actions répétitives
- Suivi des problèmes : Mettez en place une remontée pour résoudre les problèmes
- Suivi du temps : Suivez le temps consacré au travail effectué et créez des factures en fonction des heures facturables
- Allocation des ressources : Répartissez judicieusement le travail en fonction de la charge de travail des employés
- Gestion des documents : Organisez et collaborez sur toute la documentation relative au projet
- Collaboration de projet : Restez en contact avec votre équipe à l'aide de fonctionnalités de collaboration puissantes
- Création de rapports : Générez des rapports pour analyser les données et prendre des décisions éclairées
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
La gestion de projet présente plusieurs avantages, et notamment le simple fait que vos chances de réussir dans vos projets sont grandement améliorées. Il est fréquent que des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux. Selon le rapport CHAOS (1994), 31,1 % des projets informatiques sont abandonnés avant même d’être achevés. La gestion de projet aide à améliorer ces situations. Selon une étude de PwC, 97 % des entreprises estiment que la gestion de projet est essentielle à la performance et à la réussite de l'entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages :
1 Travailler mieux, ensemble
La gestion de projets implique souvent un certain nombre de personnes de différentes équipes. Une bonne communication et de bonnes relations entre vos équipes peuvent considérablement améliorer la productivité et aider à maintenir les projets sur la bonne voie. Dans le cadre de la gestion de projet, c’est une question de priorité et non seulement de politesse, et cela entraîne un changement culturel positif dans votre organisation.
2 Optimiser l'utilisation des ressources
Toute ressource dont vous disposez, un employé, un actif ou un temps de travail, doit être utilisée de manière optimisée. Une bonne gestion de projet garantit qu'aucune ressource n'est laissée de côté. Un projet réussi ne consiste pas seulement à faire le bon travail à temps, mais également à s'assurer que les personnes impliquées se sentent engagées et motivées. Cela permet d’éviter les déséquilibres : personne n'est surmené ou sous-utilisé, et aucune ressource matérielle n'est surexploitée ou sous-exploitée.
3 Favoriser l'implication
Les relations avec vos parties prenantes sont ce qui maintient l'équilibre de votre projet dans son ensemble. Certains souhaitent être informés de chaque changement, tandis que d'autres attendent simplement une mise à jour périodique de l’avancement du projet. C’est une question de détails, contrôlée par la gestion de projet, qui vous permet d'interagir avec toutes vos parties prenantes de la bonne manière.
4 S'attaquer aux obstacles
Un plan d'urgence doit toujours prévu lorsque vous avez conçu un plan de gestion des risques bien documenté. Il s'agit d'identifier les éléments critiques de la réussite de votre projet et d'énumérer tous les facteurs qui pourraient les affecter. La hiérarchisation des risques potentiels et l'élaboration de plans d'intervention constituent également une part importante de ce plan. Ce n’est pas la peine de se creuser la tête sur la réparation d’un robinet cassé si vous n'avez pas encore réfléchi à ce qu’il faut faite en cas d’incendie.